PT Oter Indonesia mengoperasikan 5 outlet coffee shop di Semarang, sementara PT Otrio Indonesia mengelola supply chain hulu (kebun kopi & distribusi biji kopi). Saat ini, seluruh proses operasional masih bergantung pada metode manual — spreadsheet dan pencatatan tangan — yang menimbulkan berbagai masalah serius.
Pencatatan manual menyebabkan data sering miss, inkonsisten antar outlet, dan sulit di-cross check. Keputusan bisnis diambil berdasarkan data yang tidak reliable.
Tidak ada sistem tracking siapa mengubah apa dan kapan. Membuka celah untuk manipulasi data dan penyimpangan keuangan.
5 outlet tidak terkoneksi. Stok, penjualan, dan performa masing-masing outlet tidak bisa dipantau secara real-time dan terpusat.
Alur dari kebun (Otrio) ke outlet (Oter) tidak tertrack. Purchase order, pengiriman, dan stok biji kopi sulit dimonitor.
Absensi, jadwal shift, dan penghitungan gaji masih manual. Rawan error dan menimbulkan ketidakpuasan karyawan.
Resep, SOP, dan standar kualitas tidak terdokumentasi secara digital. Kualitas produk bisa berbeda antar outlet.
Semakin banyak outlet, semakin besar potensi kerugian. Data yang kacau + tidak ada kontrol = bleeding money yang tidak terdeteksi. Transformasi digital bukan lagi pilihan — melainkan kebutuhan urgent untuk survival dan growth.
Kami mengusulkan pembangunan Sistem Digital Terintegrasi — sebuah platform terpusat yang menghubungkan seluruh aspek operasional PT Oter dan PT Otrio dalam satu ekosistem digital.
Web Dashboard (admin), Mobile App (staff/barista), POS System (kasir outlet). Responsive, bisa diakses dari mana saja.
REST API, Authentication & Authorization, Business Logic, Real-time WebSocket. Scalable untuk pertumbuhan outlet.
PostgreSQL (primary), Redis (caching), Cloud Storage. Data terenkripsi dan di-backup otomatis.
Cloud hosting, CI/CD pipeline, monitoring & alerting, auto-scaling. 99.9% uptime target.
Sistem terdiri dari 12 modul terintegrasi yang mencakup seluruh flow operasional dari hulu (kebun) hingga hilir (outlet ke pelanggan).
Kedua platform saling terhubung: ketika outlet (Oter) butuh stok, sistem otomatis generate PO ke supply chain (Otrio). Status pengiriman di-track real-time. Stok di-update otomatis saat barang sampai. Satu sumber data, zero manual input.
Tim kami terdiri dari 2 (dua) profesional dengan keahlian komplementer yang akan menangani sisi teknologi dan operasional lapangan secara bersamaan.
A membangun sistemnya, C memastikan sistem berjalan di lapangan. Kombinasi ini memastikan bahwa solusi digital tidak hanya bagus di atas kertas, tapi benar-benar diimplementasikan dan dipatuhi di setiap outlet. C menjadi mata dan telinga owner di lapangan, sementara A menjadi otak di balik teknologi.
Pengembangan secara iteratif — setiap sprint menghasilkan fitur yang bisa langsung digunakan. Feedback cepat, adaptasi cepat.
Prioritas di modul yang langsung menghentikan "bleeding" — POS, Inventory, dan Absensi. Impact besar, waktu singkat.
Sebelum membangun, kami audit dulu kondisi existing. Pahami alur kerja real di lapangan, baru desain solusi yang fit.
Deploy ke 1 outlet pilot dulu, stabilkan, baru rollout ke semua outlet. Minimize risiko disruption operasional.
Pengembangan dibagi dalam 4 fase strategis, dengan prioritas pada modul-modul yang memberikan dampak paling besar terlebih dahulu.
Kami mengajukan skema kompensasi yang transparan dan fair bagi kedua belah pihak — dengan total beban bulanan yang sangat kompetitif dibandingkan menyewa jasa software house atau merekrut tim in-house secara terpisah.
| Anggota | Posisi | Kompensasi / Bulan | Lokasi Kerja |
|---|---|---|---|
| A | CTO / System Architect | Rp 5.000.000 | Remote + Visit Berkala |
| C | Head of Operations & Controlling | Rp 7.000.000 | On-site Semarang (Full-time) |
| Total Kompensasi Tim / Bulan | Rp 12.000.000 | ||
Rp 12 juta/bulan untuk mendapatkan 1 CTO (yang membangun seluruh sistem digital dari nol) + 1 Head of Operations (yang mengawasi 5 outlet setiap hari) — ini jauh lebih efisien dibandingkan:
• Hire software house: Rp 100 - 300 juta (proyek, tanpa maintenance)
• Hire IT Manager Jakarta: Rp 15 - 25 juta/bulan (1 orang saja)
• Hire Supervisor 5 outlet: Rp 8 - 12 juta/bulan (1 orang saja)
Dengan skema ini, perusahaan mendapat solusi lengkap tech + ops dengan investasi yang sangat terjangkau.
Sebagai bentuk komitmen jangka panjang dan kemitraan strategis, kami mengajukan skema kepemilikan saham sebagai berikut:
| Komponen | Ketentuan |
|---|---|
| Total Equity | 5% kepemilikan saham PT Oter / PT Otrio untuk Tim (A + C) |
| Vesting Period | 3 (tiga) tahun — saham diberikan secara bertahap selama periode ini |
| Cliff Period | 1 (satu) tahun — saham mulai vest setelah 1 tahun masa kerja efektif |
| Legalitas | Dituangkan dalam Akta Notaris pemegang saham |
| Dividen | Pemegang saham berhak atas pembagian dividen sesuai keputusan RUPS |
Kami menerima kompensasi bulanan di bawah market rate sebagai bentuk investasi kami terhadap pertumbuhan perusahaan. Equity adalah kompensasi atas selisih tersebut — memastikan bahwa jika perusahaan bertumbuh, kami ikut merasakan hasilnya.
Dengan vesting 3 tahun dan cliff 1 tahun, kami tidak bisa cabut begitu saja. Ini menjamin bahwa kami berkomitmen jangka panjang — dan perusahaan mendapat stabilitas tim yang konsisten.
Selain kompensasi tim, berikut adalah komponen operasional yang diperlukan dan menjadi tanggung jawab perusahaan:
| No | Komponen | Keterangan | Penanggung Jawab |
|---|---|---|---|
| 1 | Cloud & Hosting | Server, database, storage, CDN | Perusahaan |
| 2 | Domain & SSL | Domain perusahaan, sertifikat keamanan | Perusahaan |
| 3 | API & Layanan Pihak Ketiga | Maps, payment gateway, SMS, WhatsApp API | Perusahaan |
| 4 | Perangkat Keras | Tablet POS, printer struk, barcode scanner (jika dibutuhkan) | Perusahaan |
| 5 | Lisensi Software | Development tools, design tools, monitoring | Perusahaan |
| 6 | Transportasi & Akomodasi | Mobilitas antar outlet, akomodasi C di Semarang | Perusahaan |
Seluruh komponen operasional di atas ditanggung oleh perusahaan dan tidak dibebankan secara pribadi kepada tim. Estimasi biaya infrastruktur akan diajukan secara terpisah per fase pengembangan untuk persetujuan.
Tidak hanya membangun sistem, tapi juga memastikan eksekusi di lapangan. Solusi end-to-end dari digital hingga human.
Pendekatan agile — fitur bisa langsung dipakai, feedback langsung ditindak. Tidak perlu menunggu berbulan-bulan untuk lihat hasil.
Prioritas di masalah yang paling urgent dan impactful. Hasil terlihat dari fase pertama — bukan janji di ujung proyek.
Sistem yang kami bangun akan mengekspos semua data secara transparan. Tidak ada lagi blind spot atau area abu-abu.
Arsitektur didesain untuk growth. Mau buka outlet ke-6, ke-10, ke-50 — sistemnya siap tanpa perlu rebuild dari awal.
Kami bukan vendor outsource yang selesai proyek langsung pergi. Kami hadir full-time, in-house, dan bertanggung jawab penuh.
Setelah proposal ini disetujui secara prinsip, berikut adalah langkah-langkah yang kami usulkan:
Kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut dan menjawab pertanyaan apapun mengenai proposal ini.