Bisnis ritel kopi dengan 5 stand outlet aktif di Semarang. Operasional harian mencakup produksi minuman, penjualan, manajemen stok, SDM, dan pelaporan keuangan.
Masalah Utama: Seluruh flow data dari A-Z masih manual — spreadsheet & tulis tangan. Data miss, kacau, dan rentan manipulasi.
Manajemen kebun kopi & trading biji kopi. Berfungsi sebagai supplier utama Oter, plus melayani pembelian dari petani partner ketika stok internal kurang.
Tantangan: Harga kopi fluktuatif — butuh mekanisme kuncian harga ke petani. Quality control sudah ada SDM khusus.
Otrio sebagai pemasok → Oter sebagai pengguna. Sistem harus mampu menghubungkan purchase order kopi dari Oter ke stok Otrio secara otomatis, termasuk tracking pengiriman & kualitas biji.
Semua data operasional — stok, penjualan, absensi, resep — dicatat via spreadsheet & tulis tangan. Rawan typo, kehilangan data, dan inkonsistensi antar outlet.
"Banyak yang bermain" — tidak ada audit trail digital. Siapa mengubah apa, kapan, tidak bisa dilacak. Potensi kebocoran revenue signifikan.
Owner tidak bisa melihat kondisi bisnis secara instant. Harus menunggu rekap manual yang seringkali terlambat dan tidak akurat.
Kualitas produk berbeda antar outlet karena takaran resep tidak dikontrol secara digital. Customer experience inkonsisten.
Tidak ada sistem lock-in harga ke petani. Saat harga naik tiba-tiba, margin bisa tergerus — atau sebaliknya, petani dirugikan saat harga turun.
Purchase order dari Oter ke Otrio tidak tercatat dalam sistem terpusat. Tidak ada visibilitas status pengiriman biji kopi ke outlet.
Data partner, kontrak, histori transaksi, dan grading kualitas biji masih fragmented. Sulit evaluasi performa supplier.
Tanpa data historikal digital dari Oter, Otrio tidak bisa memprediksi kebutuhan pasokan — sering overstok atau understok.
Kebocoran revenue akibat manipulasi data yang tidak terdeteksi
Setiap outlet beroperasi independen tanpa kontrol terpusat
Tidak ada jejak digital untuk akuntabilitas dan forensik data
Jam kerja terbuang untuk proses yang seharusnya otomatis
| Aspek | ❌ Kondisi Sekarang | ✅ Setelah Sistem |
|---|---|---|
| Pencatatan | Spreadsheet & tulis tangan, rawan error | Input digital real-time, validasi otomatis |
| Transparansi | Tidak ada audit trail, mudah dimanipulasi | Log aktivitas lengkap, role-based access |
| Laporan | Rekap mingguan manual, sering terlambat | Dashboard real-time, auto-generate report |
| Standarisasi | Resep & SOP berbeda tiap outlet | Central recipe & SOP management |
| Supply Chain | PO via chat/telepon, tracking manual | Automated PO, real-time delivery tracking |
| Cloud Hosting |
| Domain & SSL |
| Third-party API Maps, SMS, Payment |
| AI/ML Services |
| Tools & Licenses |
Sepakati modul mana yang paling urgent — sehingga Fase 1 bisa deliver impact terbesar secepat mungkin.
Tentukan posisi dan struktur kompensasi tim pengembang — apakah karyawan, partner, atau hybrid.
Approve budget bulanan untuk cloud, tools, dan third-party services yang dibutuhkan sejak hari pertama.
Tim developer perlu akses ke data operasional existing + observasi langsung ke outlet untuk memahami flow aktual.
Target mulai development dalam 2 minggu setelah kesepakatan. Sprint 1 = setup infra + modul Auth/HR.